СТРАТЕГИЧЕСКИ ПЛАН
за дейността на звено „Вътрешен одит”
в Община град Добрич
за периода 2023 – 2025 г.
І. ВЪВЕДЕНИЕ
- Същност
Този стратегически план определя основните цели, приоритети и обхват на вътрешния одит в Община град Добрич за периода 2023 г. - 2025 г. Те са съобразени с целите заложени в Програма за управление на Община град Добрич 2019 г. – 2023 г.. и План за интегрирано развитие на Община град Добрич 2021 -2027 г., приет с решение на Общински съвет град Добрич №24-1/27.07.2021г.
Стратегическият план на Звено „Вътрешен одит“ е разработен на база оценка на риска и в съответствие със Закона за вътрешния одит в публичния сектор, Международните стандарти за професионална практика по вътрешен одит, Етичен кодекс на вътрешните одитори, Статут на звеното за вътрешен одит и утвърдената от министъра на финансите методология за вътрешен одит в публичния сектор.
Въз основа на Стратегическия план се изготвя Годишeн план за дейността по вътрешен одит, който дефинира предмета, обхвата, целите, времетраенето и ресурсите, необходими за изпълнението на всеки конкретен одитен ангажимент.
Този план заменя Стратегическия план за периода 2022г. - 2024г., утвърден от Кмета на Община град Добрич.
1.2 Структура, функции и обхват на вътрешния одит в организацията
Функцията по вътрешен одит в организацията се осъществява от Звено за вътрешен одит, което е създадено с решение № 46-4/25.07.2006 год. на Общински съвет град Добрич за привеждане числеността на персонала в Общинска администрация в съответствие с изискванията на чл. 14, ал. 2 във връзка с чл. 12, ал. 1, т.3 от Закона за вътрешен одит в публичния сектор.
Основните функции на звеното са свързани с осъществяване на дейността по вътрешен одит на всички структури, програми, дейности и процеси в Община град Добрич, включително на разпоредители с бюджет от втора степен към Общината, разпоредителите със средства от Европейския съюз и търговски дружества по чл.61 от Търговския закон.
Във второстепенните разпоредители с бюджет към Община град Добрич няма изградени самостоятелни звена за вътрешен одит.
1.3. Актуализиране на стратегическия план
Стратегическият план се преразглежда и актуализира ежегодно, в резултат на настъпили промени в структурните единици, целите, приоритетите и дейността на Община град Добрич и на база оценката на риска.
След изтичане на тригодишен период, със съставянето на стратегическия план се извършва пълна преоценка на риска.
Ръководителят на вътрешен одит по своя преценка може да актуализира стратегическия план повече от веднъж годишно.
Всяко изменение в стратегическия план се утвърждава от ръководителя на организацията и се представя за сведение на общински съвет.
ІІ. РАЗБИРАНЕ ЗА ДЕЙНОСТТА НА ОРГАНИЗАЦИЯТА
За целите на стратегическото планиране, звеното за вътрешен одит извършва предварително проучване и запознаване с целите, структурите и дейностите на организацията. Звеното за вътрешен одит получи необходимата информация посредством текущо наблюдение, провеждане на срещи и анализ на резултати от предходни одитни проверки.
2.1. Цели на организацията
Съгласно плана за интегрирано развитие на Община град Добрич 2021 -2027 г. е формулирана обща цел - „Добрич – съвременен, сигурен и привлекателен център за живот, с висок потенциал за бизнес и личностно развитие“, като са определени три стратегически цели както следва:
Стратегическа цел 1: Използване на местния потенциал за постигане на устойчив икономически растеж и заетост;
Стратегическа цел 2: Съхранение и развитие на човешкия капитал. Равни възможности и социално включване.
Стратегическа цел 3: Балансирано и устойчиво териториално развитие.
В Програма за управление на Община град Добрич 2019 г. – 2023 г., като документ, определящ целите и приоритетите за развитие на Общината, както и финансовите ресурси за нейната реализация са определени следните основни принципи на работа през управленския мандат:
- Върховенство на закона.
- Етичност и диалог с гражданите.
- Използване на всички възможности, в които Община град Добрич е допустим бенефициент, за кандидатстване и получаване на финансова подкрепа със средства от ЕСИФ и национално финансиране.
- Отчетност, откритост и прозрачност при управлението и разпореждането с публични ресурси.
Основни приоритети на програмата са:
Добрич – подреден град;
Добрич – добро място за отглеждане и образование на децата;
Добрич – привлекателен за бизнес и инвестиции;
Добрич – с добри здравни и социални услуги;
Добрич – културен и фестивален център;
Добрич – с отлични възможности за спорт и активен начин на живот;
Добрич – насърчаващ активното гражданско участие.
За всеки един от приоритетите са поставени цели, мерки, дейности и срокове за тяхното постигане.
В програмата са заложени реалистично постижими цели, но въпреки всичко, програмата има аспекти на несигурност. Заплахите за реализацията й се коренят в разрастващата се огромна криза в политически аспект на национално ниво и поради войната в Украйна, бежанската вълна и последвалият ръст на инфлацията не само у нас, но и в цяла Европа, недостатъчни ресурси и все още силен секторен /ведомствен/ подход в планирането и управлението. Развитието на града в много сектори зависи от изпълнителни дейности извън рамките на общинската администрация. Това води до слаба координация на финансовите ресурси и дисбаланс в защитените приоритети.
2.2. Очаквани промени в организацията
В края на управленския мандат 2019-2023г. не се очакват промени на структурата на общинска администрация и евентуални реорганизации на структури към общината в т.ч. второстепенни разпоредители с бюджет, общински предприятия и търговски дружества с мажоритарно участие в капитала им. В година за провеждане на местни избори одитния екип ще се насочи към предоставяне на разумна увереност на ръководството на Община град Добрич, относно качеството на административно обслужване на гражданите на Община град Добрич.
Ще се планира одит на общински училища след оценка на рисковите фактори - промяна на ръководен състав директор и/или главен счетоводител, отговорни за осъществяване на системата „за Двоен подпис“ и факта че общинските училища не са одитирани в продължение на три години назад.
2.3. Ниво на контрол в организацията
В Община град Добрич е въведена Система за финансово управление и контрол /СФУК/, в която са разписани и прилагат вътрешни правила във формата на основни процедури и работни инструкции в общо 11 направления системни процеси.
Като част от СФУК предварителния вътрешен контрол в Общината се извършва от финансови контрольори, които покриват и всички второстепенни разпоредители с бюджетни кредити, с изключение на общински училища, изведени на делегиран бюджет и търговските дружества с общинско участие в капитала им.
Във всички вътрешни нормативни актове е разписан раздел „контрол”, който се прилага от съответните структури на Общината.
През периода се предполага, че ще продължи процеса на актуализация на вътрешните правила от СФУК, в това число и прилагане на нова стратегия за управление на риска с участие на комитет по управление на риска и изпълнение на задълженията за извършване на ежегоден мониторинг, актуализация и оценка на рисковете във функциите и дейностите, осъществявани от общинска администрация и второстепенните разпоредители с бюджет на Община град Добрич.
Осъществяването на предварителен контрол за законосъобразност, в т.ч. и преди поемане на задължение, съответно преди извършване на разход намалява риска от неразбиране, неразписване и неприлагане на правила в Системата за финансово управление и контрол.
ІІІ. СТРАТЕГИЧЕСКИ ЦЕЛИ НА ЗВЕНОТО ЗА ВЪТРЕШЕН ОДИТ
На база полученото разбиране за целите, приоритетите, дейността и нивото на контрол в организацията, през периода 2023 г. – 2025 г. звеното за вътрешен одит си поставя следните стратегически цели:
3.1 Укрепване на вътрешния контрол в Община град Добрич, чрез предоставяне на одитни ангажименти за консултиране, изготвяне на обективни оценки при изпълнение на ангажименти за увереност и даване на препоръки за подобряване на дейностите в общинска администрация, общински структури – второстепенни разпоредители с бюджет и общински търговски дружества.
3.2 Подобряване на разбирането за вътрешен контрол и прилагане изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор.
3.3. Предоставяне на увереност на ръководството на Община град Добрич, относно правилното, законосъобразното и ефективно усвояване на бюджетните средства от второстепенни разпоредители с бюджет - общински предприятия.
3.4. Предоставяне на увереност на ръководството на Община град Добрич, относно законосъобразното изпълнение на всички проекти, финансирани със средства на ЕС на територията на Община град Добрич, в следствие на сключени договори.
3.5. Предоставяне на увереност на ръководството на Община град Добрич относно правилно, законосъобразно и ефективно управление на функция „Образование“ в Община град Добрич.
3.6. Предоставяне на увереност на ръководството на Община град Добрич, относно финансовата стабилност на действащи търговски дружества с общинско участие в капитала.
3.7. Укрепване административния капацитет на звеното, повишаване на професионалните знания, умения и опит.
Конкретните ангажименти и дейности на звеното за вътрешен одит за всяка година, посредством които ще бъдат постигани стратегическите цели ще се включат в годишния план за дейността по вътрешен одит.
ІV. ОДИТНА ВСЕЛЕНА
Одитната вселена е изчерпателен списък на всички одитни единици /областите, подлежащи на одит/ към Община град Добрич.
За определяне на одитната вселена е приложен комбиниран подход, при който одитните обекти съответстват на процесите и дейностите в Общината с обхват в една или няколко структури, както и в действащи търговски дружества с общинско участие в капитала.
Референция: Приложение № 1, 1.1
V. ОЦЕНКА НА РИСКА
5.1. Рискови фактори и тегла.
Определените рискови фактори и техните тегла, използвани при направената оценка на риска са следните:
1.Човешки ресурси – текучество на персонала 0,10 тежест
2. Влияние върху процеси в другите структури на Общината 0,10 тежест
3. Използвана нормативна база 0,10 тежест
4. Финансови дейности – годишен размер на реализирани
приходи и/или извършени разходи 0,20 тежест
5. Брой проведени процедури за обществени поръчки
и/или търгове, концесии 0,20 тежест
6. Извършени предишни проверки – установени пропуски 0,30 тежест
Това са рискови фактори, които се отнасят към дейността на всички структури в Общината, действащи търговски дружества със 100% общинско участие в капитала, второстепенните разпоредители с бюджет, включително общински предприятия и общински организации, изведени на делегиран бюджет на основание на закон.
5.2 Оценителна скала.
Приема се оценителна скала за оценяване влиянието на рисковите фактори от 1 до 5. Критериите за поставяне на съответната оценка на рисковите фактори на всеки обект от одитната вселена са подробно описани в приложението.
Референция – приложение №: 2
5.3 Граници за приоритизиране.
Определените граници за приоритизиране на одитните единици като високорискови, среднорискови и нискорискови са следните:
- високорискови - с обща оценка между 3.67 – 5.00
- среднорискови – с обща оценка между 2.34 – 3.66
- нискорискови - с обща оценка между 1.00 – 2.33
5.4 Резултати от оценката на риска.
При направената оценка на риска за одитните единици от одитната вселена на Община град Добрич от обобщените всичко пет области се установиха:
- три одитни области с висока оценка на риска.
- две одитни области със средна оценка на риска.
Референция – приложение №: 3,4
VI. ОДИТНА СТРАТЕГИЯ
Одитната стратегия дефинира подхода на звено „Вътрешен одит“ за покритие на одитната вселена за периода 2023 г. – 2025 г.
На основание получените резултати от направената оценка на риска се приема одитна стратегия на звено „Вътрешен одит” към Община град Добрич, с която се цели да бъдат проверени всички обекти, дейности и процеси от одитната вселена за периода 2023 г. – 2025 г.
В изпълнение на стратегическата цел на звеното за вътрешен одит за укрепване на вътрешния контрол в Община град Добрич, след предварително съгласуване с кмета на общината, в т. ч. и след дадени указания на министъра на финансите, в годишните одитни планове може да се планира одитен ангажимент за консултиране във формата на даване на мнение, становище или обучение.
6.1 Честота.
ВИСОКО РИСКОВИ - ежегодно
СРЕДНО РИСКОВИ – веднъж на две години
НИСКО РИСКОВИ – веднъж на три години
6.2. Стратегия по отношение на програми и фондове на ЕС
Ангажиментите за одит по отношение на програми и фондове на ЕС се планират в съответния годишен одитен план, след оценка на риска и обстоятелства налагащи осъществяване на вътрешен одит за предотвратяване или намаляване на риска от налагане на финансови корекции.
През 2023 г., Община град Добрич ще работи по изпълнението на общо 14 проекта, като общата индикативна стойност на разходите по проектите, финансирани с европейски средства за годината са в размер 10 942 860,65 лева.
Референция – приложение №: 5
6.3. Проследяване на изпълнението на препоръките.
Проследяване изпълнението на препоръките, дадени при извършените одитни ангажименти за даване на увереност се извършва ежегодно, чрез планиране на одитен ангажимент за контрол на изпълнението на препоръките.
6.4. Структури, системи и дейности, които са в процес на разработване.
Във връзка с промени в методологията по вътрешен контрол, конкретно издадени 4 документа - указания на Министъра на финансите за осъществяване на вътрешен контрол в публичния сектор, утвърдени със заповед на министъра на финансите №ЗМФ 184/06.03.2020г. в Община град Добрич стартира процес по преразглеждане, актуализиране и разписване на нови основни процедури и работни инструкции в Системата за финансово управление и контрол на Община град Добрич. Продължава актуализацията на действащите писмени политики и процедури в СФУК на Община град Добрич в съответствие с извършени през 2020 г. промени на методологията по вътрешен контрол в публичния сектор на РБ. През следващия тригодишен период Звено „Вътрешен одит“ ще продължи да подпомага ръководството, чрез преглед на стартиралия процес на актуализация на правилата в Системата за финансово управление и контрол на Община град Добрич, като при необходимост ще се дават становища или препоръки за отстраняване на слабости, пропуски и несъответствия в процеса на актуализация и прилагане на нови правила и политики по осъществяване на вътрешен контрол в общината.
В общинските структури също в съответствие с възникналите нови промени в нормативни актове и методологията за осъществяване на вътрешен контрол в публичния сектор, ще се дават препоръки за актуализации и промени в разписаните правила в Системите за финансово управление и контрол и стратегии за управление на риска. Стратегическият план ще бъде съставян ежегодно, поради непрекъснатите промени на нормативни актове, налагащи актуализация на вътрешните актове и правила в общината.
6.5. Одитни ангажименти от минал отчетен период
При наличие на неизпълнени одитни ангажименти от годишен одитен план, същите след анализ на причините за неизпълнението им ще се планират за изпълнение в следващия отчетен период.
6.6. Продължителност на одитните ангажименти
- одитни ангажименти за даване на увереност – Стандартната продължителност се определя в човекодни в зависимост от оценката на риска. При определянето и също така са взети предвид продължителността на извършвани от звено „Вътрешен одит“ одитни ангажименти през изминали периоди.
|
ОЦЕНКА НА РИСКА |
Човекодни за един одитен ангажимент |
|
Висок риск над 33 раб. дни |
|
|
Среден риск от 30 до 32 раб. дни |
|
|
Нисък риск от 20 до 30 раб. дни |
|
- одитни ангажименти за консултиране - Стандартната продължителност на един ангажимент за консултиране, включен в годишния одитен план е от 10 човекодни за всеки одитор;
- проследяване на препоръки - За проследяване на изпълнението на препоръките е определена стандартна продължителност - 10 човекодни, общо за двамата одитори.
- друг вид одиторска работа : - около 30 човекодни за всеки одитор;
- стратегическо и годишно планиране - 15 човекодни за всеки одитор;
- обучение и квалификация – 18 - 22 човекодни за всеки одитор.
Стандартна продължителност на друг вид одитна работа, като специфични последващи действия, одит на качеството на работата, текущо консултиране и докладване на установени индикатори на измами се определя в зависимост от спецификата и сложността на конкретните ангажименти.
6.7. Разпределение за един одитор
Ангажиментите свързани с дейността по вътрешен одит за всеки служител на звено „Вътрешен одит“ през съответната година ще се разпределят както следва:
- От 75 % - до 85 % от ЕФРВ за извършване на одитни ангажименти за даване на увереност и консултиране, годишно и стратегическо планиране;
- От 6 % - до 13 % от ЕФРВ за административна дейност;
- От 9 % - до 12 % от ЕФРВ за друг вид дейност – обучения, семинари и други.
VII. РЕСУРСНО ОБЕЗПЕЧАВАНЕ НА ЗВО
7.1. Ефективния фонд работно време (ЕФРВ)
Ефективния фонд работно време е изчислен за всеки един одитор от звено „Вътрешен одит“ в съответствие с разпределението посочено в т. 6.7 от одитната стратегия и е както следва:
- от ЕФРВ за одитор около 80 % са разпределени за планиране, извършване и докладване на одитни ангажименти, проследяване, стратегическо и годишно планиране;
- от ЕФРВ за ръководител на звеното около 80 % са разпределени за стратегическо и годишно планиране, осигуряване на качество на одитната дейност, включително надзор върху одитните ангажименти, периодично и годишно докладване, координация с други ЗВО и външни одитори.
Референция – приложение №: 6
7.2. Разпределение на одитни ангажименти за три години и необходими човекодни за тяхното изпълнение
Одитните ангажименти и необходимите дни са разпределени за три години, съгласно одитната стратегия както следва:
За 2023 година са планирани да бъдат изпълнени 8 одитни ангажименти за даване увереност и един одитен ангажимент за консултиране от двама одитори общо за 310 човекодни.
За 2024 г. са планирани да бъдат изпълнени 8 одитни ангажименти за даване увереност и един одитен ангажимент за консултиране от двама одитори общо за 310 човекодни.
За 2025 година са планирани да бъдат изпълнени 9 одитни ангажименти за даване увереност от двама одитори общо за 312 човекодни.
Референция – приложение №: 7
05.01.2023 год.
Диян Георгиев
Ръководител Звено „Вътрешен одит“
Приет с Решение №43-8 от 31.01.2023 г.
на Общински съвет град Добрич
Дата на публикуване: 20.02.2023 г.
