Комуникационна стратегия

 

 

КОМУНИКАЦИОННА СТРАТЕГИЯ 

за изпълнение на

ПЛАН ЗА ИНТЕГРИРАНО РАЗВИТИЕ НА ОБЩИНА ГРАД ДОБРИЧ

2021 – 2027 Г.

 

1.Въведение

Комуникационната стратегия за ПИРО се разработва, за да определи целевите групи и основните акценти при комуникацията с тях. Тя включва конкретните техники и комуникационните канали за най-пълно покритие на различните аудитории. Настоящият документ представя различните видове комуникация като отделни пластове, които да покрият целия спектър от проблематика и да добият един хомогенен вид в публичното пространство.

Съгласно изискванията на ЗРР, Кметът на общината и Общинският съвет осигуряват информация и публичност на Плана за интегрирано развитие (ПИРО) в съответствие със своите компетенции.

Общинската администрация предприема всички възможни мерки за поддържане на интереса и мотивацията за участие на местните общности в определянето и в реализацията на целите и приоритетите на стратегическия документ.

Осигуряването на партньорство, публичност и прозрачност е приложено още на първият етап на разработване на плана и е валидно за всички последващи етапи на оценки и актуализация на плана, т.е. на всички нива при осъществяване на планирането, програмирането, финансирането, наблюдението и оценката на този планов документ.

ПИРО определя средносрочните цели и приоритети за развитието на общината в съответствие с всички стратегически, национални и регионални документи за развитие, и с общия устройствен план на общината.

В изпълнението на ангажимента си по осигуряване на широко участие в процеса по съставяне на плана, администрацията разработва комуникационна стратегия.

Комуникационната стратегия е документ, който включва дейности за проучване и анализ на потенциалните партньори, за информиране на местната общественост, за формиране на култура на общинско ниво в посока на местното социално и икономическо развитие.

Чрез заложените в стратегията форми, методи и инструменти се осигурява информираното съгласие на заинтересованите страни. Информацията спомага за идентифициране на потенциални проблеми, за генериране на обществена подкрепа и за изясняване на съществени въпроси при очертаване на проблематичните области.

Изпълнението на стратегията е гаранция за прилагането на принципа на партньорство и осигуряването на прозрачност на процеса по разработване и реализация на плана, чрез одобрение, изпълнение и проследяване на пакет от подходящи мерки и действия.

От особено важно значение е правилното идентифициране на партньорите и заинтересованите страни в този процес. Заинтересована страна е отделно лице или обществена целева група, които имат потребност (полза) от плана или в някаква степен ще бъдат засегнати от изпълнението и резултатите. Представителите на заинтересованите страни в плана за развитие до голяма степен се припокриват с т.н. целеви групи. Това са групите от хора, които са обект на въздействие от проекта.

Заинтересованите страни са идентифицирани още на фазата на генериране на идеи за плана за интегрирано развитие, като паралелно с това е осигурена прозрачност и достатъчна по вид и количество информация относно очакваните резултати и ползите за местната общност като цяло. С това се мотивира обществеността за активно участие в процеса на подготовка и реализация на плана. Една част от обществените структури участва във формулирането на приоритетите и мерките от плана и най-вече по осъществяването на контрол при последващото изпълнение на мерките при тяхната реализация. Основният показател за успеха на плана за развитие е до каква степен са удовлетворени очакванията на заинтересованите страни.

 

2.Цели, принципи, послания

 

Цели

Повишаване нивото на информираност за процеса на разработване и изпълнение на ПИРО на Община град Добрич на всички заинтересовани страни /институции, държавни институции, медии, журналисти, браншови и неправителствени организации, бизнеса/ в качеството им на основни мултипликатори в процеса на комуникация с обществото и гражданите;

Разработване на механизъм за публична информираност и широк обществен интерес към ПИРО на Община град Добрич, свързана с отчетност, прозрачност и антикорупция;

Създаване на модели за партньорство при заинтересованите страни за постигане на пълна обществена информираност и ангажираност при изпълнение на ПИРО;

Популяризиране на ПИРО чрез пълния инструментариум на връзките с обществеността и средствата за масова информация;

Изграждане на доверие у гражданите и заинтересованите страни, и формиране на подкрепа за реализацията на ПИРО;

Привличане на широка обществена подкрепа при разработването и изпълнението на плана за интегрирано развитие на общината;

Създаване на информационна база от планираните дейности, чрез предварително структуриране и систематизиране на вижданията на всички заинтересовани страни за постигане целите на плана за интегрирано развитие;

Повишаване на капацитета за управлението на плана за развитие, чрез използване индивидуалната компетентност и експертиза на гражданските структури.

 

Основни принципи на стратегията

Практическа насоченост на съдържанието

Посланията на стратегията, излъчени към обществената аудитория, съдържат фактологична и конкретна информация, съобразена с целите, със спецификата на целевите групи и очакваното въздействие. В търсенето на оптимален и ясно дефиниран ефект от всяка мярка, информацията се поднася в достъпен и максимално въздействащ вид. Специално внимание се отделя на адаптирането на информацията към интелектуалните и езиковите особености на отделните целеви групи.

Защита на обществения интерес

Комуникационната стратегия се прилага по начин, който изгражда съпричастност в населението и в структурите на гражданското общество към проблемите на общината и ги мотивира за участие в управлението.

Увереност и позитивност

Комуникационната стратегия изгражда позитивно отношение и мотивира гражданите и участниците в целевите групи. Анализът на проблемните аспекти на икономическата и социалната ситуация в общината се представя под формата на конструктивни изводи. Мерките, финансирани от оперативните програми на ЕС се представят като рационален инструмент за постигане на желаното подобрение и постигане очакванията на гражданите.

 Единство и координация

Всички форми и комуникационни канали по прилагането на Комуникационната стратегия се използват равностойно и в тясна координация. Независимо от различната насоченост на посланията към целевите групи, не се допуска противоречивост.

Навременност

Всички мерки за информация и комуникация са планирани и се изпълняват с оглед своевременното задоволяване на идентифицираните нужди на целевите групи.

 Партньорство

Комуникационната стратегия се изпълнява в открит диалог и взаимодействие с всички заинтересовани страни.

 Прозрачност

Предоставянето на информация за изпълнението на мерките по информираност и публичност се осъществява в съответствие с изискванията на българското законодателство. Прозрачността цели постигането и утвърждаването на определен информационен стандарт, който не подлага на съмнение ефективността на работата на общината и в същото време удовлетворява обществената потребност от публичност за нейната дейност.

 

 Ключови послания

Посланията на стратегията, излъчени към обществената аудитория, съдържат фактологична и конкретна информация, съобразена с целите, със спецификата на целевите групи и очакваното въздействие.

 

3.Нива на комуникация

Комуникационната стратегия включва механизъм за осигуряване на информация, отчетност и прозрачност относно постигнатите резултати и използваните финансови ресурси по програмата за реализация на плана за интегрирано развитие. Принципът на партньорство и сътрудничество с представителите на различните заинтересовани страни следва да се прилага в рамките на целия процес на изпълнението на плана. Обществеността се информира за начина на изпълнение на мерките от програмата за реализация, за резултатите от тях и за начина, по който са изразходвани финансовите ресурси.

 

Вътрешно ниво

На това ниво се цели оптимизиране на комуникационните процеси в администрацията, чрез:

Подобряване на вътрешния обмен на документи и информация, и на хоризонталната комуникация;

Осигуряване на лесен достъп до информационните ресурси и оперативната информация на експертите, отговарящи за комуникацията.

 

Общинско ниво

На това ниво се осъществяват конкретни комуникационни политики и дейности, насочени към гражданите и към местните обществени и бизнес организации и медиите. Комуникацията на това ниво е подчинена на целите за прозрачност, насърчаване на диалог и сътрудничество.

 

Регионално ниво

Това ниво цели поддържане на ефективна комуникация и координация с регионални структури за развитие, по осигуряване на съответствие на плана за развитие със стратегическите документи на регионално ниво.

 

Държавни органи на местно ниво 

Цели се поддържане на продуктивна комуникация с държавните органи, относно прилагането на методическите указания по разработването и последващите етапи от реализацията на ПИРО, както и с управляващите органи на оперативните програми по усвояването на средства от европейските фондове.

 

4.Заинтересовани страни. Целеви групи

Целеви групи на проекта са представителите на различните заинтересовани страни, които участват в планирането, изпълнението и оценката на ПИРО. Комуникационната стратегия е насочена към няколко целеви групи. Детайлната характеристика на тези групи ще създаде ясна разпознаваемост на целите и потребностите им, което ще даде отпратка в стратегията за формулиране на общите и специфичните цели, индикативните дейности и очакваните резултати.

Определянето на информационните нужди на целевите аудитории ще отчита мненията, знанията и нагласите на идентифицираните обществени групи по отношение наличието на информация, необходима за взимането на решения, свързани с подготовката, изпълнението и мониторинга при изпълнението на ПИРО.

Постигането на конкретните цели на настоящата стратегия зависи от планирането на обхвата и характера на основните послания, които да се отправят към целевите групи.

 

При идентифициране на заинтересованите страни се търси отговор на следните въпроси:

Кои са конкретните представители на заинтересованите страни в общината?

 Какво заинтересованите страни искат да постигнат за общината и какви са техните очаквания ?

Съвпадат ли очакванията на заинтересованите страни със целите на Плана за интегрирано развитие?

Може ли да бъде оценен конкретният принос на всяка заинтересована страна към процеса на местното развитие?

Заинтересованите страни би следвало да се включват още на етапа на разработването и приемането на плана за развитие, като тяхното участие става особено значимо при реализацията на приоритетите, целите и проектите, заложени в него. Ангажимент на общинската администрация е да осигурява необходимата публичност и да прилага всички възможни мерки за поддържане на интереса и мотивацията за участие на местните общности при определянето и реализацията на целите и приоритетите на документа. ПИРО се обсъжда и съгласува със заинтересованите организации, с икономическите и социалните партньори, а така също и с физически и юридически лица, които не са индиферентни към развитието на общината. Цели се, информацията да достига до максимален брой представители на заинтересованите страни и да осигурява участието им в обсъжданията и вземането на решенията.

Заинтересованите страни имат различни характеристики и изискват различен комуникационен подход. Съществуват съществени различия по отношение на интересите на отделните страни и по отношение на собствената им позиция спрямо местното икономическо развитие.

Целевите групи имат различна степен на разбиране, на готовност и компетентност да партнират. Някои от тях дори са слабо информирани за тези възможности и не са осъзнали ползите, които могат да се извлекат от такова партньорство. Нямат опит за работа в партньорство и не разполагат с достатъчна информация за подобно участие. Други имат вече опит, но той не е систематизиран.

 

При разработването на ПИРО, партньорството трябва да се управлява ефективно като:

  • Разработва се ясен и точен план за работа, който се съгласува с всички партньори;
  • Проучва се всеки поставен въпрос, като всеки изразява мнението си;
  • Анализира се цялата придобита информация и се правят заключения;
  • Вземат се решения за планирани действия, като ролята и отговорностите на всяка от страните се съгласуват;
  • Осъществява се постоянен контрол.

Важно е партньорите да култивират дух на взаимноизгодно сътрудничество, откровеност и доверие и да осъществяват добра комуникация в хода на разработване на плана за развитие. Разчита се на редовно участие в съвместните срещи за консултиране на плана. Смисълът е постигане общите за общината и заинтересованите страни цели на плана за развитие.

С оглед насърчаване на сътрудничеството между отделните общини и местните общности, при разработването на плана е препоръчително да се включат и представители на администрацията, бизнеса и гражданското общество от съседни общини.

Дейностите по комуникационната стратегия са насочени основно към три целеви групи:

 

Вътрешна целева група

Тя включва кмет и кметски екип, екипите за разработване, изпълнение и мониторинг на изпълнението на ПИРО, общински служители и служители в общински дружества и предприятия.

Общинска администрация

Служителите в общинската администрация са страна и едновременно с това преки участници, както в процеса на разработване на плана за развитие, така и при изпълнението на приоритетите и мерките. Тяхно задължение са дейностите по осигуряването на информация и публичност, както и по поддържането на добро взаимодействие и обратна връзка с другите целеви групи. В определени моменти, общинската администрация влиза и в ролята на бенефициент по реализацията на проекти, свързани с административния процес. Служителите в местната администрация са пряко свързани с цялостния процес по реализацията на местната политика и освен административни и логистични функции могат и трябва да изразяват отношение и по генерирането на стратегически и управленски идеи. Като преки участници и по служебни задължения в процесите по съставяне и изпълнение на плана, те могат да инициират идеи и действия, както и да идентифицират други заинтересовани лица.

Общински съветници

Общинските съветници са специфична целева група. Те имат двойна роля - веднъж като членове на колективния орган на местното самоуправление - Общинския съвет, утвърждават и приемат актове на кмета на общината, свързани с местното развитие и втори път - като пълноправни граждани и представители на гражданското общество в управлението са длъжни да отстояват и да работят в полза на местния обществен интерес. Те притежават обща компетентност за решаване на всички местни въпроси.

 

Целева група на медиаторите

Тя включва общински съветници, браншови организации, организации на бизнеса, социални партньори, граждански организации, медии.

 

Външна целева група

Включва граждани, предприемачи, архитекти, инженери, строители и браншовите организации на проектанти и строители, туроператори и представители на туристически и ресторантьорския бранш, работещи в сферата на културата, образованието, здравеопазването, социалните услуги и др.

Изключително важно е да се идентифицира конкретно множество от очаквания, несъгласия и пречки, които заинтересованите страни могат да изявят спрямо проекта на плана за интегрирано развитие. Поради това тези очаквания трябва да се анализират и на тази база да се определят приоритетите на всяка една от целевите групи.

Освен всичко това, партньорството означава, че отношенията с другите партньори трябва да се различава от отношенията към колегите в организацията или целевата група.

Граждани

Гражданското участие в процесите на вземане на решения по публичните политики е ново измерение в отношенията между управляващи и граждани. То се позовава на разбирането, че гражданите имат право да бъдат постоянен и самостоятелен участник във формирането на политики. Основно право на всеки европейски гражданин е правото на добра администрация и добро управление. Под добро управление се разбира прозрачност и ефективност в работата на администрацията, с осигурено участие на гражданите в процесите на вземане на решения по публичните политики.

Неправителствени организации (НПО)

Неправителствените организации са граждански образувания, които освен, че са изразител на обществени интереси, в повечето случаи отстояват и свои интереси, свои потребности и имат собствени претенции. Все пак - идеалните цели, за които са създадени, насочват техните действия към предоставяне на различни (най-често социални и културни) услуги на гражданите и към изпълнение на дейности, възложени им от органите на държавното и местното управление.

Неправителствените организации са едновременно партньор на общината и потенциални бенефициенти. Опитът в работата по проекти, финансирани със средства на ЕС, показва, че неправителственият сектор често насърчава инициативи и създава идеи, които ангажират общината към тяхното осъществяване. Ето защо, те биват не само информирани за целите, приоритетите и мерките на плана за развитие, но и насърчавани да участват със свои предложения. Конкретни комуникационни действия се насочват към неправителствените организации, предоставящи образователни, социални, културни услуги, туристическите сдружения и към други обществени субекти.

Бизнес субекти

Макар и не пряко ангажирани с местното икономическо развитие, местните власти са най-силно заинтересовани от пълноценно прилагане на всички мерки от плана за развитие. Интересите на местната власт са свързани с осигуряването на възможности за социално- икономическо развитие и привличане на инвестиции. Бизнесът изисква различна степен на разбиране, готовност и компетентност за партньорство при осъществяването на комуникационната стратегия и при реализацията на конкретни мерките от плана за интегрирано развитие.

Някои от тези субекти дори не са информирани за тези възможности и не са осъзнали ползите, които могат да имат от такова партньорство. В Община град Добрич специално отношение се прилага спрямо земеделските производители, средния и малкия бизнес.

Важен аргумент за повишеното внимание спрямо тази целева група е възможността в плана за развитие да влязат проекти и мерки в подкрепа на създаването на публично-частно партньорство между администрацията и бизнеса. Това е силно въздействаща форма за повишаването на икономическата ефективност, чрез привличане на частния сектор и ограничаване на публичните разходи чрез разтоварване на общината от несвойствени дейности и финансиране.

Персоналните участници се определят с помощта на общинската администрация. Целта е не само включването на максимален брой участници, но и същите да бъдат с ясно изразени обществени позиции и интерес относно развитието на общината. Определените представители трябва да имат доказано участие и инициативност при предходни обсъждания, работни срещи, дискусии и анкети, в предходни планове за развитие. При формиране на целевите групи ще бъде търсено различие по отношение на интересите и позициите им спрямо местното икономическо развитие.

Забележка: Списък на идентифицираните представители на целевите групи е представен в приложение към настоящата Комуникационна стратегия.

 

5.Дейности за постигане на целите

Събития и публикации в медиите

Основните информационни събития, които имат за цел да уведомяват широката общественост и да привлекат вниманието и интереса на заинтересованите страни са:

Пресконференции на кмета на общината и представители на неговата администрация за подготовката, организацията по разработването на плана за развитие и за възможностите по осигуряване на външно финансиране на мерките, заложени в него;

Прессъобщения и обзори, насочени към медиите, като средство за осведомяване на местната общност за действията по съставянето на плана за развитие и за постиженията при неговото изпълнение;

Брифинги (кратки пресконференции), най-вече за обявяване на отделни проблеми и постижения.

 Публикации в социалните мрежи – ФБ страницата на общината, както и ФБ страници и групи, свързани с Добрич

Информационни срещи със целевите групи

Тази форма се използва периодично, най-вече преди вземането на решения, свързани с разработването и изпълнението на плана за развитие. В някои случаи на гражданите се предоставя възможност да изразят своите опасения и мнения по тях. Срещите се организират по инициатива на администрацията или по инициатива на определена целева група. Обявяват се предварително по основните комуникационни канали - печатни и електронни медии.

Протичането на срещите не следва специфични правила. Основната цел е да се даде възможност на колкото се може повече хора да изразят своето мнение. Начинът на провеждане е разнообразен - може да се започне с отворена презентация, след което да премине в дискусия в малки групи, с представяне на общите мнения от груповата работа.

Интернет страницата на общината.

Най-гъвкавият и лесно достъпен инструмент за комуникация със заинтересованите страни е Интернет страницата на общината. Проектът на плана за развитие се публикува на Интернет страницата, като се осигуряват on-line възможности за обратна връзка - мнения, становища, съждения и предложения на заинтересованите страни. В рамките на общата комуникационна стратегия на страницата се публикуват задължително и последващите годишни отчети за изпълнението на мерките.

Интернет страницата се използва като средство за редовно предоставяне на актуална информация за оперативните програми, формулярите за кандидатстване, указания, често задавани въпроси, прегледи на печата, информация за одобрени проекти, обяви за обществени поръчки и насоки за прилагане на мерките за информация и публичност.

Граждански панел

Методът предоставя възможност за информиране на широката общественост за цялостния процес на планиране, където е необходимо да се съберат гледните точки на гражданските структури, изразени от определени от тях експерти по основни проблеми и различни области на приложение и познание. За разлика от информационните срещи той се организира и провежда в експертен консултативен формат.

Консултирането като форма на гражданско участие

Това е процес, при който гражданите, лобисти и представители на групи с общ интерес, коментират официални предложения и допринасят с участието си за генерирането на идеи и управленски решения.

Проучвания

Проучванията се провеждат на отделни етапи:

При стартиране на разработването на плана за интегрирано развитие и цели събиране от заинтересованите страни на максимален брой виждания и становища относно философията на плана - в частност и за възможностите за балансирано развитие на общината - в глобален аспект;

По време на реализацията /периодични анкети/ на приоритетите и мерките от плана, с оглед установяване на удовлетвореността на заинтересованите страни от постигнатите резултати.

С цел да се осигури прилагането на принципа на партньорство и сътрудничество, проучванията при разработването на ПИРО се провеждат на няколко етапа и с представители на различни заинтересовани страни, на които се предоставя възможност да изразят своето мнение във връзка с разработването на плана и да споделят идеи за развитие на Добрич по отношение на тяхната сфера на работа. Планирано е провеждане на:

Ключови интервюта с представители на кметския екип;

Фокус-групи по различни тематични направления с представители на различни сфери от обществения живот на града, в т.ч. фокус-група „Икономическо развитие, иновации, инвестиции и туризъм“, „Градска среда, транспорт и екология“, „Образование, професионална квалификация, учене през целия живот“, „Социални услуги и здравеопазване“, „Култура и спорт“;

Количествени проучвания под формата на он-лайн анкета с представители на широката гражданска общественост.

При проучванията се използва предварително подготвен инструментариум (анкетни карти). Те се провеждат под инструктажа на членовете на екипа по разработването на плана за развитие.               

Обществени обсъждания

В рамките на разработването на ПИРО на целесъобразно провеждането на две обществени обсъждания, като ключови етапа от процеса на съставяне на документа.

Първото обществено обсъждане се провежда за представянето на бъдещата визия, стратегическите цели и приоритети за развитие на общината. Осигурява се възможност за представяне на проектни предложения от страна на заинтересованите страни, чиито представители участват в обсъждането, които предложения се предоставят на екипа, разработващ плана.

Второто обществено обсъждане включва публикуването на ПИРО, покана за мнение и обсъждането на плана пред местната общественост, преди приемане от Общинския съвет.

Специализирани обучения на администрация, бенефициенти, партньори

Разработването и изпълнението на Плана за интегрирано развитие е продължителен и комплициран процес, който включва и съчетава разнообразни дейности и действия, изпълнението на които изисква определена експертиза. Участието на служителите  от администрацията в този процес, независимо от притежаваната от тях обща компетентност изисква и специфични познания и умения, пряко свързани с управлението на плана за развитие. Не бива да се забравя, че това е важен за балансираното развитие на общината стратегически документ, към изпълнението на който се подхожда отговорно и професионално. За осигуряването на необходимия административен капацитет, администрацията осигурява перманентно обучение на своите служители.

 

СПИСЪК НА ИДЕНТИФИЦИРАНИТЕ ПРЕДСТАВИТЕЛИ НА ЦЕЛЕВИТЕ ГРУПИ

  • Вътрешна целева група
    • Кметски екип и експерти в общинска администрация
    • Представители на Общински съвет Добрич
  • Външна целева група
    • Жители на град Добрич
    • Представители на различни видове сдружения и организации с нестопанска цел
    • Представители на местния  бизнес
    • Представители на организации, имащи отношение към икономическото развитие на територията
    • Представители на организации, имащи отношение към местната градска среда, транспорт и екология
    • Представители на образователната сфера – детски градини, средни и висши училища и др.
    • Представители на културните институции и спортни клубове в града – читалища, библиотеки, волейболен клуб и др.
    • Представители на социалната сфера и на сферата на здравеопазването
    • Партньори от други общини, регионални структури и държавни органи

Актуално

Побратименият на Добрич град Тамбов ни честити Деня на победата!

07.05.2021

Скъпи приятели,   Времето неумолимо ни отдалечава от победния 9 май 1945 година. Но и днес това е особенна дата в нашите сърца. Днес си спомняме имената на героите, които спасиха нашият свят, нашите народи от...

Побратименият на Добрич град Тамбов ни честити Деня на победата!
ВИЖ ДОБРИЧ
8° C ясно небе
Нагоре